AIスキャンロボ

導入企業様の声

CASE.06

AIスキャンロボ導入で自動化を実現。
「手入力から解放されペーパーレスにも繋がりました」

「良いものを、永く使う文化を根付かせたい」という想いで開発した住宅設備の延長保証サービスを提供している日本リビング保証株式会社。法定耐用年数を超えた住宅でも、安心・安全、快適に住むことができるようメンテナンスのサポートをし、さらに適切にメンテナンスされた住宅が、適切に資産価値評価を受けられる社会の実現に向け、“サステナブル”な仕組み作りを目指しています。住宅の修理依頼を受け、メーカーに依頼をかけるオペレーション部に「AIスキャンロボ®(人工知能によるOCRデジタルスキャナー)」を導入し、業務の自動化、ペーパーレス化しています。取締役 管理本部長 吉川淳史さんと業務管理本部 オペレーション部 長井利慧子さんに、「AIスキャンロボ®」の導入の経緯や使い心地、導入前後の業務の変化、そして今後の展開について伺いました。

Interview

日本リビング保証株式会社

取締役 管理本部長
吉川淳史さん

業務運営本部 オペレーション部
受付チーム マネージャー
長井利慧子さん

「AIスキャンロボ®」導入のきっかけを教えてください。

吉川さん当社が提供するサービスは10年保証なので、当然、年数が経つにつれて「ここが壊れた」「修理がしたい」という依頼は増えてきます。創業10年を迎えた2019年頃から依頼の数が予想通り増えてきました。創業5年時と比べると1日の依頼数も5倍ほどになっていたので、業務削減のために自動化を本格的に考え始めました。当社の場合は、いろいろなソフトを比較検討してという経緯ではなく、「AIスキャンロボ®」で何ができるのかというところからスタートしています。

長井さんお客様からの修理依頼を、オペレーション部受付チームから各メーカーに手配します。その後、修理受付のお知らせが各メーカーからFAXで届きます。そのFAXをもとに修理日や受付番号などの詳細を弊社のシステムに入力する。ここまでの流れをすべて手入力で対応していました。自動化したいという思いは日々ありました。依頼件数が急増したタイミングで、「AIスキャンロボ®」導入の話を耳にして、ぜひお願いします!という気持ちでした(笑)

導入前後で処理にかかる時間はどのくらい削減できましたか?

吉川さん計算したらちょうど半分になったという報告を受けました。1日100分かかっていた作業が50分でできるようになったそうで、1ヶ月で16.6時間ほど作業時間が削減されました。

長井さん今まではFAXが届くたび1件、1件入力していましたが、「AIスキャンロボ®」なら届いたFAXを一括で読み込めます。1日数件の依頼なら手入力との違いはあまり感じないけれど、件数が多ければ多いほど「AIスキャンロボ®」で作成した方がいいと実感しています。入力のたびにシステムを開いて作業していたのが、一括で取り込む際に開くだけになったので、システムへの負荷もだいぶ減ったように感じています。

作業時間、システムへの負荷以外に導入前後に実感した変化はありますか?

長井さんペーパーレスにつながりました。入力のために届いたFAXをすべて印刷していたのですが、すべて画面上でできるので、今は全く印刷していません。紙に埋もれないのもストレス軽減になるし、印刷した紙をシュレッダーする作業もなくなってすごく気持ちが楽になりました。

使い心地はいかがですか?

長井さん最初から丁寧に教えてもらいながらだったので、難しいと感じることもなかったです。慣れるまでは多少時間はかかりますが、それはどのソフトでも同じことですし、初めて使う方でも問題ないと思います。

設計を担当されたとのことですが、導入もスムーズに進みましたか?

吉川さんネットスマイルさんの手厚いサポートで私が苦労した部分はほとんどありません。というのも、ひと月に弊社が扱っているFAXをすべてお渡しし、「AIスキャンロボ®」に適しているかどうかを1枚1枚チェックしていただきました。通常、この作業は導入側で対応するものですが、コンサルティング契約をしているのでお願いしたという経緯があります。ネットスマイルのご担当者さんは最終的に2000枚くらいのFAXをスクリーニングしていました。そこを割愛できたのはありがたかったです。ひとつ苦労をあげるなら、既存システムとの繋ぎ込みが一筋縄ではいかなかったことです。これは、当社のシステム側の課題でもあるのですが、そこがうまくいかないことで、手入力に回すものが出てこないように、どの順番で、何をチェックし、どのようにエラー表示を出せば、現場で使いやすいかを考える設計には結構苦労しました。

「AIスキャンロボ®」で何ができるのか見えてきたところで、今後、他の部署での使用や社内システムとの連携などは検討されていますか?

吉川さん今、請求書と結びつけるよう進めています。自動化に向けていくつかの対策を検討していましたが、「AIスキャンロボ®」が一番手っ取り早く使えるし、効果もすぐに出そうな気がしたので、ここから始めてよかったなと思っています。

御社の今後の取り組みを教えてください。

吉川さんあと3年ほどで創業15年を迎えます。これまでは「設備保証」をメインに事業の柱としてやってきましたが、現在、第二創業期と位置づけ、新しい柱として「建物保証」が育ちつつあります。以前からDX化推進のための取り組みには力を入れていましたが、コロナ禍も関係し、今期はより強く推進しています。リモートでできることはリモートで、「AIスキャンロボ®」導入でも実現したペーパーレス化、画面上でできることは画面上での実現により、働き方の多様性も含めて対応していきたいと考えています。コロナ禍で住宅に興味を持つ方が増えたこともあり、ますます弊社でできることが増えている状況にあると実感しています。さらに業務は増えていくと思いますが、お客様へのサービスはもちろん、従業員が心地よく働ける職場にしていきたいという想いです。チャレンジ大歓迎、何事も楽しんで働きましょう、という社風なので、今後もおもしろいアイデアがどんどん生まれ、実現していくことを私自身も期待しています。