吉川さん当社が提供するサービスは10年保証なので、当然、年数が経つにつれて「ここが壊れた」「修理がしたい」という依頼は増えてきます。創業10年を迎えた2019年頃から依頼の数が予想通り増えてきました。創業5年時と比べると1日の依頼数も5倍ほどになっていたので、業務削減のために自動化を本格的に考え始めました。当社の場合は、いろいろなソフトを比較検討してという経緯ではなく、「AIスキャンロボ®」で何ができるのかというところからスタートしています。

長井さんお客様からの修理依頼を、オペレーション部受付チームから各メーカーに手配します。その後、修理受付のお知らせが各メーカーからFAXで届きます。そのFAXをもとに修理日や受付番号などの詳細を弊社のシステムに入力する。ここまでの流れをすべて手入力で対応していました。自動化したいという思いは日々ありました。依頼件数が急増したタイミングで、「AIスキャンロボ®」導入の話を耳にして、ぜひお願いします！という気持ちでした（笑）

吉川さん計算したらちょうど半分になったという報告を受けました。1日100分かかっていた作業が50分でできるようになったそうで、1ヶ月で16.6時間ほど作業時間が削減されました。

長井さん今まではFAXが届くたび1件、1件入力していましたが、「AIスキャンロボ®」なら届いたFAXを一括で読み込めます。1日数件の依頼なら手入力との違いはあまり感じないけれど、件数が多ければ多いほど「AIスキャンロボ®」で作成した方がいいと実感しています。入力のたびにシステムを開いて作業していたのが、一括で取り込む際に開くだけになったので、システムへの負荷もだいぶ減ったように感じています。

長井さんペーパーレスにつながりました。入力のために届いたFAXをすべて印刷していたのですが、すべて画面上でできるので、今は全く印刷していません。紙に埋もれないのもストレス軽減になるし、印刷した紙をシュレッダーする作業もなくなってすごく気持ちが楽になりました。

長井さん最初から丁寧に教えてもらいながらだったので、難しいと感じることもなかったです。慣れるまでは多少時間はかかりますが、それはどのソフトでも同じことですし、初めて使う方でも問題ないと思います。

吉川さんネットスマイルさんの手厚いサポートで私が苦労した部分はほとんどありません。というのも、ひと月に弊社が扱っているFAXをすべてお渡しし、「AIスキャンロボ®」に適しているかどうかを1枚1枚チェックしていただきました。通常、この作業は導入側で対応するものですが、コンサルティング契約をしているのでお願いしたという経緯があります。ネットスマイルのご担当者さんは最終的に2000枚くらいのFAXをスクリーニングしていました。そこを割愛できたのはありがたかったです。ひとつ苦労をあげるなら、既存システムとの繋ぎ込みが一筋縄ではいかなかったことです。これは、当社のシステム側の課題でもあるのですが、そこがうまくいかないことで、手入力に回すものが出てこないように、どの順番で、何をチェックし、どのようにエラー表示を出せば、現場で使いやすいかを考える設計には結構苦労しました。

吉川さん今、請求書と結びつけるよう進めています。自動化に向けていくつかの対策を検討していましたが、「AIスキャンロボ®」が一番手っ取り早く使えるし、効果もすぐに出そうな気がしたので、ここから始めてよかったなと思っています。

吉川さんあと3年ほどで創業15年を迎えます。これまでは「設備保証」をメインに事業の柱としてやってきましたが、現在、第二創業期と位置づけ、新しい柱として「建物保証」が育ちつつあります。以前からDX化推進のための取り組みには力を入れていましたが、コロナ禍も関係し、今期はより強く推進しています。リモートでできることはリモートで、「AIスキャンロボ®」導入でも実現したペーパーレス化、画面上でできることは画面上での実現により、働き方の多様性も含めて対応していきたいと考えています。コロナ禍で住宅に興味を持つ方が増えたこともあり、ますます弊社でできることが増えている状況にあると実感しています。さらに業務は増えていくと思いますが、お客様へのサービスはもちろん、従業員が心地よく働ける職場にしていきたいという想いです。チャレンジ大歓迎、何事も楽しんで働きましょう、という社風なので、今後もおもしろいアイデアがどんどん生まれ、実現していくことを私自身も期待しています。