佐藤さん「紙業務を無くして、半自動化」したいという目的が一番にありました。紙の量がとても多い部署なのですが、インプットの紙はデータ化しないとシステム化による業務の効率化、品質向上の余地が極めて限定的です。部署ではEUC も開発していますが、インプットが紙であるとせっかくの EUC が十分活用できない場面も多くあります。
特に請求に関わる作業は、月末～月初にかけての短期間に処理が集中しがちなため負担がかかっています。中期的には全自動化もあるかもしれませんが、当面は人の目と併用した半自動化を目指しています。

佐々木さんOCR では 100％の読み取りは無理だという前提で、読み間違いに 起因したミスやトラブルを防ぐべく何かしらの“人の目”によるチェックは欠かせないと考えています。それでも、多くの部分をAIに頼ってデータ化できれば、既にノウハウのある EUC 開発と組み合わせることでシステム化のメリットを享受する狙いです。

佐々木さん当初はサービスの内容に関し基準や先入感もなく、最先端の OCR製品がどの程度のものなのか、情報を収集しました。先端技術をリサーチしているイノベーション統括部が持っていた情報に加えて、自部署で独自に展示会へ足を運び、さまざまなサービスを比較検討しました。とあるイベントで、AI・OCR のブースに行った際に価格帯、UI、読み取りの仕組み。この 3 つの条件を満たすサービスで気になったものがいくつかあり、その 1 つがネットスマイルでした。

佐々木さん当初は他部署と共同で導入できるサービスがないか、共同で比較検討をおこないました。また、新規検討したサービス以外にも、他部署ですでに導入済みのサービスもありました。 最終的には部署によって求める処理能力に違いがあるので、各部署で最適なサービスをそれぞれで選んで導入を進めることになりました。
よいサービス自体は複数あると思いますが、部署毎に扱う帳票や業務の設計によって最適なサービスは異なりました。現時点ではすべての部署のニーズを 1つのサービスで満たせるものは見つけられないと判断したのです。
ネットスマイルは、初期費用、運用費用の両面で、カード事務部単独でも導入しやすい価格設定でした。

佐藤さん当部の特徴は「少量多品種」なので、導入するサービスには、読取文書の種類が増えた際のコスト影響を一番に考えながら、普及しやすいようにユーザビリティも求めていました。ネットスマイルのサービスは、読取文書の種類が増えてもユーザ自身で設定できるのでランニングコストが抑えられます。
直感的なマウス操作が中心で、難しい設定も少ないので、ユーザビリティも高い点を評価しました。

佐藤さん営業担当の磯野さんの対応です（笑）。冗談のように聞こえるかもですが、対応に好感を持ったのは事実です。「このコストでここまで対応してくれるんだ」と感じていました。丁寧でスピーディーな対応が、決め手のひとつだったことはいうまでもありません。

佐々木さんポイントは 3 つです。価格、UI、非定型帳票に対応可能かどうか。当部署は読取対象となる帳票や読取項目が特定の範囲に絞れないため、書式の種類や読取り項目など、広い範囲においてユーザで対応可能なサービスとの相性が良いと考えていて、ネットスマイルのサービスはそこに強いという点に惹かれました。価格については、ユーザが自分でテンプレートを簡単に設定できるからこそ、初期費用がかからないというメリットがありました。他のサービスになると最初の細かな設定に初期費用がかかってくるので、気軽にお試しができませんし、対象帳票や読取項目の変更の都度、対応費用がかかります。ネットスマイルは、チャレンジしやすい価格なので、ちょっと使ってみようという気持ちになりました。少量多品種なので、本来は設定が大変なのに簡単に設定できるように工夫されている点は魅力でした。

佐藤さんユーザビリティはとても重要です。例えば、佐々木のようにある程度システムの知識があれば、難易度が高くても作業に支障はでません。しかし、ほとんどの場合そうでない人が使うことを考えると、基本的には、直感的にわかりやすいものを求めます。なるべく簡易なものを選び、使いやすさを感じて欲しいと思っています。現在は数人で使用している形ですが、ゆくゆくは部署全体、さらにその先の関係する部署にも広げていきたいと考えています。本格導入をしましたが、現在はいろいろと試験期間という形で使い方を試しています。

佐々木さん立替精算、手数料精算に使用しています。こちらは規模的にはそれほど大きくないのですが、10 日に 1 回のサイクルで発生する作業で、実際の導入効果を測定したり実演を積むには最適です。

佐々木さん私の場合は、最初に講習をしていただいたので、特に問題はありませんでした。機能もたくさん追加されているので、覚えるべきことはどんどん増えていきます。マニュアルだけでは理解できないことは、チャットでお問い合わせをしています。質問もチケット制などではないところもとても良心的ですし、気軽にお問い合わせできるうれしいポイントです。あえて挙げるなら、進化・改良が早いサービスなので、マニュアルのアップデートが追いついていない点は改善してほしいなと思います。お問い合わせで解決できるので、特に不便は感じていませんが（笑）。

佐藤さんオペレーションのメンバーは、マニュアルを見て対応するというのが身についています。会社全体もそういう体制なので、マニュアルが充実すると、よりサービス導入を拡大できるとも考えています。しかし、マニュアルを見ずとも触って使えるサービスが求められるのかなという気持ちも少しありますね、個人的には。

佐々木さんデータ入力そのものは大してコストもかからないので、処理すべき量が何万件というレベルにならない限りは、それほど効果は感じないと思います。しかし、データ入力したものが正確なのかどうかをチェックする必要があり、そこにかなりの労力とコストがかかっています。データ入力そのものではなく、データ入力後の照合を自動化したいというのが、もともと当部署の施策でした。チェックや再鑑は一定の役職者以上の業務になるため、コストがかかります。サービス導入で、高単価な職員の業務の削減にもつながることを期待しています。

佐藤さん変化が激しい業界に対応するために、スピードや難易度の高い業務が求められます。それらに適切に対応するためには、ツールの導入は不可避です。新しいサービスや商品ができれば、新しい事務が必要になるので、スピード感を持って、変化にしっかりと対応していきたいと考えています。

佐々木さんブランドメッセージコンセプトに、「日本的」「お客様志向」というのがあります。そこには「おもてなしの心」や「きめ細やかな心づかい」がありますが、時間がかかりすぎてしまってはお客様のニーズも満たせませんし、企業としての採算にもあいません。品質だけでなくスピードも意識しながら、ブランドが目指すものを作り上げ、提供していきたいです。